In meiner Kanzlei in Düsseldorf waren riesige Rollarchive für unsere zahllosen Akten ein vertrauter Anblick. Trotz umfangreicher digitaler Arbeitsweisen lief noch vieles doppelt. Zahlreiche Akten wurden weiterhin in Papierform geführt, schlichtweg, weil der Platz dafür vorhanden war.
Als ich jedoch an meinem ersten Tag das kleine Büro hier in Ulaanbaatar betrat, war ich erstaunt: Wo waren all die voluminösen Ordner für die Verfahren? Die Erklärung war simpel: Da hier kaum Platz verfügbar ist und unsere wenigen Mandanten aus Korea ohnehin nur online erreichbar sind, arbeitet meine aktuelle Kanzlei fast vollständig papierlos. Der Dokumentenaustausch erfolgt unkompliziert über Cloud-Ordner und Messenger.
Ganz ohne Papier geht es allerdings auch hier nicht, jedoch ist das System ein völlig anderes: Es gibt im Büro keine eigenen physischen Akten für jedes einzelne Verfahren. Stattdessen werden zwingend benötigte Originale – wie wichtige Gerichtsschreiben, Beschlüsse, Urteile oder originale Beweismittel – einfach chronologisch hintereinander in Sammelordnern abgeheftet. Alles andere liegt ohnehin in der Cloud. Diese Ordner sind lediglich grob nach Rechtsgebieten getrennt, zum Beispiel in Zivil-, Straf-, Öffentliches oder Familienrecht. Interessant ist dabei der direkte Kontrast zu den mongolischen Gerichten: Dort werden die Akten nämlich genau wie in Deutschland ganz klassisch geführt. Von Beginn bis zum Ende des Verfahrens werden alle Dokumente und Materialien fortlaufend in einer einzigen, dicken Akte zusammengetragen.
Die unterschiedliche Arbeitsweise im Büroalltag wird dadurch sehr deutlich. In Deutschland stehen häufig Bedenken bezüglich des Datenschutzes und festverwurzelte Gewohnheiten einem vollständigen Übergang zur digitalen Arbeit im Weg. Im vergleichsweise kleinen Büro in der Mongolei geht man dagegen viel pragmatischer vor: Dokumente werden digital signiert und ohne großes Zögern per E-Mail oder Messenger verschickt.
Unabhängig vom Arbeitsstil bleibt eine zentrale Regel in unserem Beruf jedoch gleich: Fristen dürfen keinesfalls versäumt werden. Aus diesem Grund nutzen beide Kanzleien spezielle Programme, um wichtige Termine stets im Blick zu behalten.
Aus diesen Beobachtungen können beide Arbeitskulturen wertvolle Lehren ziehen:
Für das Büro in der Mongolei: Die Kanzlei könnte den Schutz der Daten ihrer Mandanten verbessern, indem sie auf sichere und verschlüsselte Speicherlösungen statt auf einfache Standard-Clouds setzt.
Für Kanzleien in Düsseldorf: Digitale Transformation muss weder übermäßig teuer noch technisch komplex sein. Bereits der mutige Verzicht auf umfangreiche „Sicherheitskopien“ in Papierform würde nicht nur viel Platz und Papier sparen, sondern auch den Arbeitsalltag effizienter gestalten.
Erstes Bild: Verfahrensordner der Kanzlei
Zweites Bild: Gerichtsakte
